지점이 두 곳인데, 매출은 아직 카톡으로 받고 계신가요
매달 1일이나 2일쯤, 사장님 휴대폰에 이런 것들이 도착합니다.
지점장이 보낸 매출 장부 사진. 실장이 보낸 엑셀 파일. 재료를 사야 한다는 전화. 연차를 쓰고 싶다는 카톡.
그걸 하나하나 열어서 옮겨 적고, 합계를 내고, 어딘가 숫자가 안 맞으면 다시 전화를 겁니다. 이게 매달 반복됩니다.
지점이 둘이면, 숫자도 두 군데에 삽니다
문제는 사장님이 게을러서가 아닙니다. 창구가 여러 개라서 생기는 일입니다.
지점이 두 곳이면 취합할 곳도 두 곳입니다. 세 곳이 되면 세 곳이 되고, 직원이 늘면 연차·결재 요청도 같이 늘어납니다. 매장을 잘 키울수록 사장님의 사무 업무가 함께 늘어나는 구조입니다.
그래서 손대야 할 곳은 "더 부지런히 취합하는 방법"이 아니라 창구를 하나로 줄이는 일입니다.
실제로 만든 건 다섯 칸이었습니다
최근에 두 곳을 운영하는 한 병원의 통합 관리 화면을 만들었습니다. 기획부터 화면 설계, 디자인, 개발, 배포까지 전부 직접 진행했고 11일 걸렸습니다.
실제 화면은 이렇게 생겼습니다. 사장님이 아침에 켜면 가장 먼저 보시는 첫 화면입니다.
왼쪽 메뉴가 다섯 개뿐인 게 보이실 겁니다. 위쪽 네 칸에 오늘 알아야 할 숫자를, 아래에 지점별 추이와 승인 대기 목록을 뒀습니다. 지점장에게 전화해서 물어볼 일이 없어집니다.
여기서 사장님들이 가장 많이 오해하시는 지점이 하나 있습니다.
"사내 시스템 = 기능이 많아야 한다"
사실은 반대입니다. 기능이 많으면 직원이 안 씁니다. 안 쓰면 결국 다시 카톡으로 돌아옵니다.
그래서 매일 손이 가는 것만 남겼습니다. 매출 입력, 결재 올리기, 연차 신청, 공지 확인. 이 넷이 하루에 한 번씩 열리면 시스템은 살아 있는 겁니다.
그럼 시중 그룹웨어를 쓰면 안 되나요?
써도 됩니다. 그런데 한 가지가 안 됩니다. 우리 업종의 숫자입니다.
이 병원은 '상담 홀딩률'이라는 지표를 봅니다. 상담을 받은 분 중 실제 치료로 이어진 비율인데, 시중 그룹웨어 어디에도 이 칸이 없습니다. 결국 그 숫자만 따로 엑셀로 관리하게 되고, 창구가 다시 두 개가 됩니다.
위쪽에서 하는 일은 딱 하나입니다. 지점·날짜·매출액·상담 건수·홀딩 건수를 넣고 저장. 그러면 아래 차트와 월별 합계표가 알아서 채워집니다. 전년 같은 달과의 비교(회색 점선)도 자동입니다.
직접 만드는 이유는 기능을 늘리려는 게 아니라, 우리가 매일 보는 숫자를 넣을 수 있어서입니다.
가장 신경 쓴 건 기능이 아니라 '누가 보느냐'였습니다
사내 시스템에서 사고가 나는 자리는 거의 정해져 있습니다. 기능이 안 돌아가서가 아니라, 봐서는 안 될 사람이 보게 돼서 생깁니다.
특히 연봉 정보가 그렇습니다. 여기서 흔한 실수가 있습니다.
- ❌ 직원이 연봉 메뉴를 누르면 → "권한이 없습니다" 메시지
- ✅ 직원 화면에는 → 연봉 메뉴가 아예 나타나지 않음
첫 번째도 못 보는 건 같습니다. 하지만 "저기에 뭔가 있다"는 사실은 알게 됩니다. 사내 시스템에서는 이 차이가 생각보다 큽니다.
오른쪽 위 잠긴 영역이 그것입니다. 실장급 계정으로 접속하면 저 카드 자체가 화면에 없습니다. 연차 신청·승인과 직원 명부는 실장급까지 열어두되, 연봉만 따로 떼어 잠갔습니다.
그래서 권한을 나중에 붙이지 않고 화면을 그릴 때부터 직급별로 나눠서 설계했습니다.
이런 경우라면 한 번 검토해볼 만합니다
| 이런 상황 | 얻는 것 |
|---|---|
| 지점·매장이 2곳 이상 | 취합 없이 한 화면에서 합계 확인 |
| 매출을 카톡·엑셀로 받고 있음 | 입력은 지점이, 집계는 자동으로 |
| 결재를 전화·구두로 처리 | 누가 언제 승인했는지 기록이 남음 |
| 우리 업종만의 지표가 있음 | 그 칸을 직접 만들어 넣을 수 있음 |
반대로 지점이 한 곳이고 직원이 서너 명이면, 솔직히 아직은 필요 없습니다. 엑셀이 더 빠릅니다. 시스템은 사람이 늘어서 엑셀이 버거워질 때 의미가 생깁니다.
마지막으로
사내 시스템은 크고 거창한 프로젝트처럼 느껴지지만, 실제로 시작은 "매달 취합하는 일을 없애자" 한 줄입니다. 거기서 시작해 꼭 필요한 칸만 붙이면 됩니다.
지금 매달 반복하고 계신 작업이 있다면, 그게 어떤 일이고 몇 명이 관련돼 있는지만 알려주세요. 없앨 수 있는 일인지 아닌지부터 무료로 봐드립니다.
이 글의 화면은 직접 기획·제작한 실제 시스템 화면입니다. 고객사 정보는 비공개 처리했으며, 화면 속 상호·인명·매출 수치는 전부 대체한 데모 데이터입니다.
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